สมัครงานธุรการ มีหน้าที่อะไรบ้าง?

สมัครงานธุรการ มีหน้าที่อะไรบ้าง? สมัครงานธุรการ เป็นสายอาชีพสุดฮอตฮิตตลอดกาล เนื่องจากหลายคนสนใจสมัครงานในสายธุรการเยอะมาก แต่อันดับแรกมาทำความเข้าใจกันก่อนว่า พนักงานธุรการมีบทบาทสำคัญที่ต้องดูแลเอกสาร หรือส่งจดหมายให้กับพนักงานในแผนกต่าง ๆ ตรวจสอบ และสั่งซื้ออุปกรณ์ออฟฟิศให้กับพนักงาน ดูแลบริหารออฟฟิศ เป็นต้น ซึ่งการสมัครงานธุรการต้องมีความพร้อมในหลาย ๆ ด้าน เพราเป็นตำแหน่งงานที่มีความสำคัญต่อออฟฟิศมากพอสมควร

สารบัญ

• • พนักงานธุรการ มีความสำคัญต่อออฟฟิศอย่างไร?

  • สมัครงานธุรการ ต้องมีคุณสมบัติอะไรบ้าง ?

  • สรุป

 

พนักงานธุรการ มีความสำคัญต่อออฟฟิศอย่างไร?

พนักงานธุรการ มีลักษณะเป็นงานบริการที่คอยประสานงานสนับสนุน คอยอำนวยความสะดวกให้แผนกงานอื่น ๆ ภายในองค์กร ให้สามารถดำเนินการและไปถึงเป้าหมายขององค์กรด้วยความราบรื่น ซึ่งหลายคนมักสับสนกับงานแผนก HR หรืองานฝ่ายบุคคล ทั้งนี้ความแตกต่างระหว่างฝ่ายธุรการและฝ่ายบุคคลคือ ฝ่ายบุคคลจะมีการประสานงานเป็นหลัก แต่แผนกธุรการจะเป็นฝ่ายสนับสนุนหลักในการเข้าไปคอยประสานงาน หรือช่วยเหลือแผนกอื่น ๆ ให้สามารถทำงานได้อย่างราบรื่น ผ่านการการติดต่อประสานงานทั้งภายในองค์กรและภายนอกองค์กร รวมไปถึงการดูแลด้านเอกสารต่าง ๆ จัดเก็บค้นหาเอกสาร หรือจัดเตรียมการประชุม พร้อมดูแลบริหารออฟฟิศให้เป็นระเบียบเรียบร้อย ฯลฯ

สำหรับคนที่สนใจสมัครงานธุรการ สิ่งสำคัญคุณต้องมีความสตรอง พร้อมทำทุกอย่างภายในองค์กร เพราะพนักงานธุรการต้องใช้ความชำนาญ สกิลหลายด้าน โดยเฉพาะความว่องไวในการติดต่อประสานงาน ดังนั้น เรามาดูกันว่า 5 หน้าที่หลักของพนักงานธุรการ มีอะไรบ้าง?

1. รับ – ส่งเอกสาร

หน้าที่รับ – ส่งเอกสารภายในองค์กร อาจมองว่าไม่มีความสำคัญ แต่มีความจำเป็นอย่างมาก เพราะการติดต่อสื่อสารกันทั้งภายในและภายนอกองค์กรเป็นส่วนหนึ่งของการทำงาน พนักงานธุรการต้องจัดการรับ – ส่งเอกสารที่ทำให้การติดต่อภายในและนอกองค์กรสามารถดำเนินการได้อย่างราบรื่น

2. ดูแลแบบฟอร์มประเภทต่าง ๆ

พนักงานธุรการต้องคอยดูแลแบบฟอร์มประเภทต่าง ๆ ในองค์กร ให้เป็นระเบียบเรียบร้อย เมื่อพนักงานฝ่ายต่าง ๆ ต้องการแบบฟอร์ม สามารถติดต่อกับฝ่ายธุรการได้อย่างสะดวก เพราะฉะนั้นสมัครงานธุรกิจสกิลส่วนหนึ่งที่ต้องมีคือ เทคนิคการจดจำไฟล์ หรือบันทึกไฟล์ต่าง ๆ ให้เป็นระบบ เพื่อให้สามารถค้นหาไฟล์งานได้สะดวก

3. มีความรู้ด้านการเงินและการเบิกจ่ายภายในออฟฟิศ

ค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นภายในออฟฟิศไม่ว่าจะเป็น ค่าเดินทางไปพบปะลูกค้า ค่าน้ำมันรถ ฝ่ายธุรการต้องเป็นที่ดำเนินการทำหน้าที่ในการเบิกจ่ายภายในออฟฟิศ โดยผู้เบิกงานนั้นต้องนำหลักฐานไปติดต่อเพื่อเบิกกับฝ่ายธุรการ ซึ่งเป็นหนึ่งหน้าที่พนักงานธุรการที่จะต้องเตรียมพร้อมกับการรับมือและประสานงานกับหน่วยงานอื่น ๆ ภายในออฟฟิศทั้งนี้ทางด้านพนักงานธุรการจะต้องทำงานอย่างเรียบร้อย มีหลักฐานใบเสร็จต่าง ๆ อย่างชัดเจนและครอบคลุม เพื่อให้การเบิกจ่ายเงิน หรือการติดต่อประสานงานถูกต้อง มีความโปร่งใส

4. ร่างจดหมาย หรือหนังสือทั่วไป

สมัครงานธุรการ ต้องมีบทบาทหน้าที่ด้านการเรียบเรียงข้อความหรือแจ้งความประสงค์ต่าง ๆ ไปยังผู้รับ เพราะฉะนั้น ฝ่ายธุรการต้องมีสกิลด้านการเขียนที่กระชับและเข้าใจง่าย เพื่อให้ผู้รับสารสามารถรับข้อมูลได้ถูกต้อง และสาเหตุที่ต้องร่างโต้ตอบหนังสือทั่วไป เพื่อให้เกิดการตรวจและแก้ไขเนื้อความให้มีความเหมาะสม ตามระเบียบแบบแผนในแต่ละองค์กร

5. จัดเก็บเอกสารทางด้านงานธุรการ

พนักงานธุรการต้องคอยจัดเก็บเอกสารงานด้านธุรการให้เรียบร้อย มีหลักฐานที่แน่นอน รวมทั้งการตรวจสอบ เก็บรักษา ค้นหา ทำลาย เพื่ออำนวยความสะดวกให้คนภายนอกออฟฟิศที่เข้ามาติดต่อประสานงานกับทางบริษัทหรือคนภายในออฟฟิศ สามารถติดต่อได้อย่างราบรื่นและรวดเร็ว

 

สมัครงานธุรการ ต้องมีคุณสมบัติอะไรบ้าง ?

ทุกคนทราบกันดีแล้วว่า สมัครงานธุรการนั้นมีหน้าที่หลัก ๆ อะไรบ้าง ต่อมาต้องทราบถึงคุณสมบัติของสายงานธุรการเพื่อเวลาสมัครงานธุรการจะได้มีความราบรื่น และมีการเตรียมความพร้อมเพื่อรับตำแหน่งงานธุรการต่อไป

1. ทักษะการสื่อสารภาษาอังกฤษในระดับพื้นฐาน ไปจนถึงระดับดีมาก เนื่องจากตำแหน่งงานธุรการต้องติดต่อกับผู้มีส่วนเกี่ยวข้องภายในและนอกองค์กร และต้องเจอกลุ่มคนหลากหลาย

2. ทำงานคล่องแคล่ว ว่องไว หัวไว มีไหวพริบเฉพาะตัว

3. มีมนุษย์สัมพันธ์ที่ดี ยิ้มแย้มแจ่มใส เพื่อให้คนภายในองค์กรรู้สึกสะดวกในเข้าติดต่อแผนกธุรการ

4. มีทักษะการใช้คอมพิวเตอร์ได้อย่างคล่องแคล่ว และใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์พื้นฐานได้ดี เช่น Microsoft Word หรือ Microsoft Excel เป็นต้น

5. สามารถอ่านและเขียนภาษาไทยได้อย่างถูกต้อง เนื่องจากต้องร่างจดหมายหรือหนังสือ พร้อมประสานงานกับคนภายในออฟฟิศ และคนภายในออฟฟิศอยู่บ่อยครั้ง ถ้าหากใช้ภาษาไทยไม่ถูกต้อง ก็จะทำให้ภาพลักษณ์ขององค์กรดูไม่น่าเชื่อถือและขาดความเป็นมืออาชีพ

6. ต้องมีความรับผิดชอบในเนื้องานสูง ตรงต่อเวลา เพราะเนื้องานมีความเกี่ยวข้องกับตำแหน่งอื่น ๆ

 

บทความแนะนำ

• สายอาชีพไหนที่มีการแข่งขันสูงสุด

• สายอาชีพใด ที่มีการสมัครงานเยอะที่สุด 2024

• ปัญหาที่หลายบริษัทเจอบ่อยที่สุด เกี่ยวกับกลุ่มคนรุ่นใหม่

 

สรุป

เพราะฉะนั้นแล้ว การตัดสินใจสมัครงานธุรการคุณต้องมีความพร้อมทั้งความสามารถ และความรับผิดชอบงานสูง เพื่อให้การทำงานเป็นไปในทิศทางที่ออฟฟิศต้องการ หากใครสนใจหางานสายงานธุรการ สามารถติดตามประกาศข่าวสาร รับสมัครพนักงานธุรการได้ที่เว็บไซต์ของเรา เพราะเราได้รวมรวบและอัพเดทข่าวสารประกาศรับสมัครงานธุรการมาให้ทุกคนได้ติดตาม อีกทั้งยังสามารถฝากประวัติ Resume กับทางเว็บไซต์ของเรา เพื่อให้บริษัทต่าง ๆ ที่สนใจรับสมัครงานตำแหน่งงานธุรการ ได้ค้นเจอ ประวัติ Resume ของคุณได้ง่ายขึ้น นับว่าเป็นการเปิดโอกาสในการหางานที่รวดเร็วยิ่งขึ้น

ถึงอย่างไรก็ตาม การสมัครงานธุรการแต่ละออฟฟิศจะมีบทบาทหน้าที่แตกต่างกันไปตามประเภทธุรกิจ ก่อนตัดสินใจสมัครงานธุรการกับองค์กรใดก็ตามแต่ คุณต้องอ่านรายละเอียดหน้าที่การทำงาน และคุณสมบัติของตำแหน่งงานธุรการอย่างละเอียด เพื่อตรวจเช็กความเหมาะสมของการทำงานในอนาคต