เคล็ดลับประชุมให้สนุก ปลุกสมองไบร์ท
เคล็ดลับประชุมให้สนุก ปลุกสมองไบร์ท โลกของการทำงาน ไม่ว่าจะเป็นองค์กรขนาดเล็กหรือขนาดกลาง ไม่มีใครหลีกหนีการประชุมได้ เนื่องจากจุดประสงค์หลักของการประชุมคือ การประสิทธิภาพในการทำงาน กระตุ้นให้พนักงานมีส่วนร่วม มีความคิดสร้างสรรค์ ทราบแนวทางและไอเดียการทำงานต่อไป ดังนั้น การสร้างความเข้าใจที่ตรงกัน ช่วยให้องค์กรนำไปสู่เป้าหมายที่ต้องการได้ พบกับความเปลี่ยนแปลงในทิศทางที่ดีขึ้น
สารบัญ
-
เลือกสถานที่ประชุมให้เหมาะสม
-
นำเทคโนโลยีทันสมัยมาสนับสนุนการประชุม
-
รับฟังทุกความคิดเห็นในห้องประชุม
-
เพิ่มกิจกรรมความสนุกระหว่างการประชุม
-
เก็บ Feedback ไปปรับปรุง
-
สรุป
ทั้งนี้ การประชุมแต่ละครั้งอาจทำให้พนักงานหลายคนรู้สึกเบื่อหน่าย หรือไม่มีอารมณ์ร่วมสำหรับการประชุม ทางเราจึงมีเคล็ดลับประชุมให้สนุก ปลุกสมองไบร์ทพร้อมเสนอความคิดเห็นที่เป็นประโยชน์ เพื่อให้การประชุมมีการเปลี่ยนแปลง และความแปลกใหม่มาพัฒนาการทำงานให้ดียิ่งขึ้น
เลือกสถานที่ประชุมให้เหมาะสม
สถานที่ใช้ประชุมมีความสำคัญอย่างมาก ไม่ใช่แค่หามุมพูดคุยกัน หรือโต๊ะไหนว่างก็นัดประชุมทันที ดังนั้น การประชุมในสถานที่ที่เหมาะสมกับจำนวนผู้เข้าร่วมประชุม มีอากาศถ่ายเทสะดวก บรรยากาศในห้องประชุมดี แสงสว่างเพียงพอ ช่วยสร้างความสดชื่นสำหรับการประชุมได้ ทำให้ให้พนักงานแต่ละคนรู้สึกผ่อนคลายไม่กดดัน
สำหรับองค์กรใดนัดประชุมในห้องสี่เหลี่ยมปิดทึบ ไม่มีหน้าต่างให้แสงเข้า มองไปทางไหนก็เหมือนอยู่ในสถานที่ปิด เมื่อเจอบรรยากาศแบบนี้ซ้ำ ๆ อาจทำให้พนักงานไม่อยากเข้าร่วมประชุมได้ ทำให้ใจหดหู่ ไม่มีความรู้สึกร่วมในการประชุม เพราะฉะนั้น เปลี่ยนบรรยากาศการประชุมให้ผ่อนคลาย หรือเปลี่ยนเป็นการประชุมนอกสถานที่ เพื่อเพิ่มความกระตือรือร้นและความสดใสให้กับบรรยากาศของการประชุม
นำเทคโนโลยีทันสมัยมาสนับสนุนการประชุม
เชื่อว่า จุดประสงค์หลักของการประชุมคือ ต้องการให้พนักงานมีส่วนร่วมในการประชุมให้ได้มากที่สุด ดังนั้น การนำเทคโนโลยีต่าง ๆ เข้ามาปรับใช้ จึงเป็นหนึ่งในเทคนิคการประชุมที่น่าสนใจ พร้อมทั้งช่วยเพิ่มความสะดวกสบาย และยังช่วยการดึงความสนใจจากผู้เข้าประชุมให้หันมาสนใจและตื่นตาตื่นใจกับเทคโนโลยีต่าง ๆ ทำให้การประชุมสนุกและราบรื่น นอกจากนี้ คุณสามารถใช้เทคโนโลยีในรูปแบบของแอปพลิเคชันได้ เพื่อให้พนักงานทุกคนมีส่วนร่วมสำหรับการส่งข้อความแสดงความคิดเห็น หรือตั้งคำถามในห้องประชุม แล้วนำไปเสนอผ่านหน้าจอขนาดใหญ่ เพื่อเพิ่มรายละเอียดประเด็นสำคัญ และเพิ่มความน่าสนใจมากขึ้น แต่ปิดชื่อบุคคลนั้น ๆ เพื่อให้พนักงานกล้าแสดงความคิดเห็นมากขึ้น
รับฟังทุกความคิดเห็นในห้องประชุม
สิ่งที่ทำให้พนักงานหลายคนไม่อยากเข้าร่วมประชุมส่วนหนึ่งมาจากการเสนอความคิดเห็นแล้ว ผู้ร่วมประชุมคนอื่นโต้แย้ง หรือแสดงตัวตนไม่เห็นด้วย ซึ่งไม่ว่าความคิดเห็นนั้นจะดีหรือไม่ดี จะถูกใจหรือไม่นั้น สิ่งที่ควรทำก็คือ การรับฟังทุกความคิดเห็น หากมีข้อเสนออื่นที่ดีกว่าให้นำเหตุผลเข้ามาเสริมความคิดเห็นของเพื่อนร่วมงานคนนั้น เพื่อให้เกียรติความคิดเห็นแรก จะช่วยให้การทำงานร่วมกันมีความสุขขึ้น
ทั้งนี้ ความคิดเห็นของแต่ละคนอาจแตกต่างกันออกไป หากสามารถระดมความคิดเห็นต่าง ๆ ได้ และหาทางออกร่วมกันจะช่วยให้องค์กรพัฒนาไปสู่การเปลี่ยนแปลงที่ดีขึ้น ทั้งยังทำให้พนักงานสามัคคีกัน นำไปสู่เป้าหมายความสำเร็จได้ง่ายขึ้น และช่วยให้ทุกการประชุมมีความสมบูรณ์และมีประสิทธิภาพ
เพิ่มกิจกรรมความสนุกระหว่างการประชุม
การประชุมแต่ละครั้งอาจใช้ความคิดจนเกิดความเครียด หรือต่างฝ่ายต่างเสนอความคิดเห็นที่ขัดแย้งกัน ดังนั้น ระหว่างประชุมทีมอาจหาเกมหรือกิจกรรมทำเล็กน้อย เพื่อให้พนักงานผ่อนคลายก่อนเริ่มประชุม หรือทำกิจกรรมหลังประชุมเสร็จก็ได้ เพื่อคลายอารมณ์โมโหในใจ เช่น กิจกรรมใบ้คำ, กิจกรรมจับผิดภาพ หรือแม้แต่กิจกรรมทานอาหารกลางวันร่วมกัน หรือเลี้ยงน้ำทุกคน จะช่วยลดความกดดันในแต่ละทีม
การสร้างกิจกรรมทำให้เกิดสีสันในการประชุม และทำให้ทุกคนอยากประชุมในรอบต่อไป ถือว่าเป็นการกระตุ้นร่างกายให้ตื่นตัว ยกระดับจิตใจของผู้เข้าร่วมประชุมได้เป็นอย่างดี และบางครั้ง อาจทำให้พนักงานกิดความคิดหรือไอเดียที่แปลกใหม่มากยิ่งขึ้น
เก็บ Feedback ไปปรับปรุง
ทุกครั้งหลังจากประชุมเสร็จเรียบร้อย พยายามเก็บ Feedback จากผู้เข้าร่วมประชุม เปิดใจรับฟังความคิดเห็นต่าง ๆ เพื่อนำมาพัฒนาและปรับปรุงให้ผลงานของคุณดีขึ้น หรือช่วยกันหาจุดเปลี่ยนเพื่อการพัฒนาร่วมกัน ซึ่งสิ่งเหล่านี้ ช่วยสร้างผลลัพธ์เชิงบวกต่อการทำงาน เมื่อเข้าร่วมการประชุมครั้งต่อไป ด้วยการลิสต์สิ่งที่ต้องปรับปรุงเป็นข้อ ๆ สั้นแต่กระชับ จะทำให้เข้าใจได้ง่าย หากพนักงานมีการปรับปรุงไปในทิศทางที่ดีขึ้น จะเกิดการเปลี่ยนแปลงที่ส่งผลดีต่อหน้าที่การทำงาน และตัวองค์กรด้วย ดังนั้น เมื่อพนักงานทำงานดีควรกล่าวชื่นชมสร้างกำลังใจ ถึงแม้จะเป็นแค่คำชม แต่นั่นเป็นการปลุกพลังใจและไฟในตัวได้ดีเลยทีเดียว อีกทั้งยังนำไปสู่การกระตือรือร้นและขยันทำงานมากขึ้น
บทความแนะนำ
สรุป
สิ่งเหล่านี้ เป็นจุดเริ่มต้นของการประชุมที่ไม่น่าเบื่อ เมื่อใดที่พนักงานหมดไฟ หรือไม่มีกำลังใจในการทำงาน องค์กรควรหาแนวทางปลุกไฟในตัวพนักงาน เช่น การกล่าวคำชื่นชมเมื่อสร้างผลงานดี ไม่สร้างความเปรียบเทียบ หรือมอบรางวัลเล็ก ๆ น้อย ๆ เพื่อให้พนักงานมีความตื่นตัวเพิ่มขึ้น อีกทั้ง การรับฟังความคิดเห็นอย่างเป็นกลาง คือ สิ่งที่ทุกคนควรปฏิบัติ ไม่หนุนหลังคนสนิท หรือเอนเอียงเข้าข้างฝ่ายใดฝ่ายหนึ่ง เมื่อคนทำงานมีความสุข เอ็นจอยกับการทำงาน กล้าสร้างสรรค์ไอเดียใหม่ ๆ อย่างไร้กรอบ สุดท้ายแล้วผลประโยชน์ทุกอย่างย่อมตกอยู่ที่องค์กร นำมาสู่ผลลัพธ์ที่ดีขึ้น และยังทำให้พนักงานมีความสามัคคีเพิ่มขึ้นด้วยเช่นกัน
แชร์บทความ